La podemos llamar también factura borrador, de manera que si luego el cliente la acepta y da el visto bueno, puedes convertir la factura proforma en una factura real y final.

Para qué se utiliza la factura proforma

Se emite por el vendedor con el fin de que el comprador tenga toda la información necesaria a la hora de cerrar la operación. Es decir, sirve para detallar y concretar a compra por eso la información que aquí se refleja es la cantidad del servicio, el concepto, el importe, los impuestos, las condiciones de pago y entrega, entre otros gastos que considere importantes el emisor.

Estas características se pueden considerar como los requisitos necesarios que debe tener una factura proforma. Pero, sin duda, el rasgo más importante de todos es que debe llevar en el encabezado la expresión de proforma para evitar así confusiones.

Puedes encontrar muchos modelos y diseños de facturas proformas, eso no es lo importante, lo esencial es que refleje los apartados y requisitos que hemos comentado.

Diferencias entre la factura proforma y la comercial

Ambas facturas se pueden emitir y entregar al cliente cuando se hace un envío o se contrata un servicio. La diferencia principal es que la factura comercial es un documento que no se puede modificar y la proforma es la que se emite con anterioridad a la comercial y puede variar al contratar o quitar servicios contratados.

De manera que la factura proforma carece de validez fiscal y por tanto no es una factura real como en la comercial en la que ya se indican todos los datos del proveedor o vendedor.

Cuándo debo utilizar una factura proforma

Este tipo de documentos se emiten antes de concretar una venta en las que se especifican las condiciones. Muchas veces estas facturas sustituyen a los documentos de oferta comercial o en los casos en que se hace un envío de muestras gratuitas que no pueden tener ningún valor, por eso se hace entrega de este documento para que el destinatario sepa el valor de la misma.

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Con este sistema se pretende acelerar los flujos de aprobación de las facturas. Las empresas pues deberán de contar con sistemas y programas que les permitan introducir rápidamente las facturas, aunque imagino que no todas podrán adaptarse con tanta facilidad a los nuevos requerimientos de la Agencia Tributaria. De este modo Hacienda podría provocar que las empresas notifiquen las facturas recibidas sin todavía haberlas aprobado, verificado, controlado y supervisado para entrar dentro de los plazos que marca.

Esta nueva normativa también supone la problemática de enviar las facturas por correo certificado y de que las empresas utilicen sistemas de digitalización de notas de gastos, ya que de lo contrario resultará imposible cumplir con los plazos.

La Agencia Tributaria debería tener en cuenta que las empresas debe poder administrar sus recursos humanos en función de su rentabilidad, permitiendo mayores plazos para presentar esta información.

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